「承知しました」の正しい意味と使い方｜ビジネスメールで差がつく敬語表現

ビジネスシーンで上司からの指示に対して「了解しました」と返信するのは適切なのでしょうか？実は、目上の方への返答では「承知しました」を使うのが正しいマナー。この言葉の持つ丁寧なニュアンスと、似た表現との使い分けについて詳しく解説します。

承知しましたとは？承知しましたの意味

事情や内容を理解し、引き受けること。相手の意向を受け入れて了承する丁寧な表現。

承知しましたの説明

「承知しました」は、ビジネスメールや会話でよく使われる敬語表現です。この言葉の特徴は、相手を起点とした謙譲の意が込められている点にあります。「了解しました」が自分主体の理解を示すのに対し、「承知しました」は相手の意向を恭しく受け止める姿勢を表します。特に目上の人や取引先とのやり取りでは、「承知いたしました」や「かしこまりました」と併せて使い分けることで、より丁寧な印象を与えられます。また、電話対応や書面でも汎用性が高く、社会人として覚えておきたい基本フレーズの一つと言えるでしょう。

丁寧な対応が求められる場面で、スマートに使いこなしたい表現ですね！

承知しましたの由来・語源

「承知」という言葉は、中国から伝わった漢語が由来です。「承」は「受け継ぐ」「引き受ける」という意味を持ち、「知」は「理解する」「わきまえる」ことを表します。これらが組み合わさり、「相手の意向を受け止めて理解する」という意味になりました。平安時代から使われ始め、武家社会でより丁寧な応答として発展。江戸時代には商人の間で取引の承諾表現として定着し、現代のビジネスシーンでも受け継がれています。

由緒正しい日本語の美しさが感じられる、素敵な表現ですね！

承知しましたの豆知識

面白いことに、「承知しました」は英語の「I understand」よりもずっと丁寧なニュアンスがあります。また、関西地方では「承知しました」の代わりに「かしこまりました」を好んで使う傾向があり、地域によって使い分けがあるのも興味深い点です。さらに、最近では若者の間で「承知」を略して「しょーち」と言うくだけた表現も見られますが、ビジネスではもちろん正式な形で使うのがマナーです。

承知しましたのエピソード・逸話

元首相の安倍晋三氏は、記者会見で難しい質問を受けた際、よく「承知しました」と答えてから慎重に回答を始めていました。これは質問を真摯に受け止める姿勢を示すと同時に、回答までの間を取る巧みな話術でもありました。また、トヨタ自動車の豊田章男社長は、経営危機の際に「ご指摘の課題、承知しました。すぐに対応させていただきます」と迅速な対応を約束し、会社の信頼回復に貢献したエピソードが有名です。

承知しましたの言葉の成り立ち

言語学的に見ると、「承知しました」は謙譲語と丁寧語の複合表現です。「承知」自体が謙譲の意味を含み、「しました」が丁寧語として機能します。この二重の敬語構造によって、相手を高め自分を低める効果が生まれ、日本語独特の上下関係を表現しています。また、この表現は「聞く」の謙譲語「承る」と関連しており、耳を使って情報を受け取るという動作が語源になっています。現代日本語では、特にビジネスコミュニケーションにおいて、距離感と敬意を同時に表現できる重要な言語手段となっています。

承知しましたの例文

1 上司から「この資料、明日の会議までに修正しておいて」と言われ、慌てながらも「承知しました」と返事するものの、内心では「え、締切いつだっけ…？」とパニックになるあるある
2 取引先からの急な問い合わせメールに「承知しました」と返信した後、実際には内容が全然理解できておらず、同僚に「これどういう意味？」とこっそり聞きに行く日常
3 「承知しました」と快く引き受けたはいいけど、後から仕事の量の多さに気づき、「ちょっと待って、これ全部今日中？」と内心で軽く後悔するあるある
4 電話で「承知しました」と言いながら、メモを取るために必死にペンを探すも見つからず、頭の中で必死に記憶しようとするビジネスパーソンのあるある光景
5 リモート会議中に「承知しました」と明るく返事するものの、実は音声が途切れて内容を聞き逃しており、チャットで「今のもう一度お願いします」とこっそり質問するあるある

「承知しました」のビジネスシーン別使い分けポイント

「承知しました」は万能な表現ですが、シーンによって適切なバリエーションを使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。状況に応じた最適な表現を選びましょう。

シーン	推奨表現	使用例
通常のビジネスメール	承知しました	ご依頼の件、承知しました
重要取引先への返信	承知いたしました	貴社のご要望、承知いたしました
緊急時の口頭返答	かしこまりました	すぐに対応いたします、かしこまりました
書面での正式な承諾	拝承いたしました	ご指示の件、拝承いたしました

特にメールでは、承知しましたの後に具体的な対応内容や期限を添えることで、より信頼性の高い返信になります。例えば「承知しました。明日中に資料を提出いたします」のように組み合わせて使いましょう。

注意すべきNG使用例と改善ポイント

「承知しました」を使う際に気をつけるべきポイントをいくつかご紹介します。うっかりミスを防ぎ、より適切なコミュニケーションを心がけましょう。

「承知しました」だけでは不十分な場合があります。内容を理解したことだけでなく、具体的な対応方針を示すことが大切です
メールの件名を変えずに返信するのは避けましょう。特に「Re:」が何度もついた状態は印象が良くありません
承諾した以上は確実に実行することが前提です。できない約束を「承知しました」で引き受けるのは厳禁です
電話では相槌を打ちながら、重要なポイントをメモする習慣をつけましょう

「承知しました」は責任の始まり。軽い気持ちで使わないことがプロの証です
— ビジネスマナー講師

よくある質問（FAQ）

「承知しました」と「了解しました」はどう使い分ければいいですか？

「承知しました」は目上の人や取引先など敬意を示すべき相手に使うのが適切で、「了解しました」は同僚や部下など対等または目下の関係で使います。ビジネスシーンでは基本的に「承知しました」を使うのが無難です。

「承知いたしました」との違いは何ですか？

「承知いたしました」は「承知しました」よりもさらに丁寧な表現です。「いたす」が謙譲語であるため、よりへりくだった印象を与え、特に重要な取引先や上位の役職者に対して使うと良いでしょう。

メールと口頭では使い方に違いがありますか？

基本的な意味や使い方は同じですが、メールではより丁寧に「承知いたしました」と書くことが多いです。口頭では状況に応じて「かしこまりました」などバリエーションを使い分けると良いでしょう。

承知しましたと言った後、具体的な対応期限を伝えるべきですか？

はい、可能な限り対応期限を添えるのがビジネスマナーです。「承知しました。明日中に対応いたします」のように、引き受けた内容と期限を明確に伝えるとより信頼性が高まります。

承知しましたと言うタイミングで気をつけることはありますか？

すぐに返事することが大切ですが、内容をしっかり理解してから返答しましょう。わからないことがあれば「承知しました」の後に質問を添えるか、確認してから返事するのが理想的です。

言葉の意味辞典